Newsletter
Status: Bearbeitet am 06.05.2022
Newsletter - registrieren, versenden, abbestellen. Kontakte verwalten. Text- und HTML-Newsletter-Vorlagen.
Empfängerlisten verwalten
In Empfängerlisten werden die Kontakte organisiert.
Hintergrund
Über das Plugin kann der Betreiber des Webauftritts eine Seite (via Plugin-Objekt) bereitstellen, die es den Besuchern erlaubt, sich einen oder mehrere Newsletter zu bestellen („zu abonnieren“ / „zu registrieren“). Der Besucher kann aber vom Betreiber auch selbst eingetragen oder sein Datensatz importiert worden sein.
Die Personen bzw. die Kontakte werden dabei in Empfängerlisten organisiert, d.h. eine Empfängerliste verfügt über eine bestimmte Anzahl von Kontakten.
Abonniert jemand einen Newsletter, trägt er sich dabei indirekt in eine Empfängerliste ein.
In gewisser Weise kann man also „Empfängerliste“ und „Newsletter“ gleichsetzen, unabhängig vom eigentlichen Newsletter-Inhalt, der individuell erstellt wird.
Empfängerliste erstellen
Durch einen Klick auf „Neue Empfängerliste erstellen“ gelangen Sie zur Erfassungsmaske.
(1) Das „Titel“-Feld ist ein Pflichtfeld. Der Titel sollte möglichst aussagekräftig sein und das Thema des Newsletters beschreiben. Dies ist nicht nur dann sinnvoll, wenn man sich im Frontend als Besucher diesen Newsletter abonnieren kann, sondern auch, weil im Newsletter-Inhalt der Titel benutzt werden kann (z.B. „Der aktuelle Newsletter 'Tourismus-Bote' mit den Themen: ...“).
Denken Sie auch daran, dass das nachträgliche Ändern des Titels, sobald sich einmal Personen in die Liste eingetragen haben, möglicherweise verwirrt.
(2) Beschreibung
Wahlweise zur näheren Beschreibung z.B. der Themen und Inhalte des Newsletters gedacht.
(3) Test-Empfängerliste
Das Plugin vermeidet normalerweise, dass ein Kontakt den gleichen Newsletter mehr als einmal erhält – dies ist sinnvoll, um die Empfänger nicht mit redundanten Informationen zu belästigen.
Als nützlich erweist es sich jedoch, vor dem Versand an eine größere Empfängerliste Inhalt und Aussehen des Rundbriefs zu kontrollieren und ihn dazu einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern vorab zu senden (oder nur sich selbst).
Dazu erstellen Sie eine eigene Empfängerliste, z.B. „Meine Testgruppe“ und aktivieren das Feld „Test-Empfängerliste“. In der eigentlichen Empfängerliste setzen Sie kein Häkchen im Feld.
Aktionsmöglichkeiten
Sobald Sie eine Liste erstellt haben, wird diese in der Übersichtsseite gelistet. Sie können die Elemente nach ID, Titel, Empfänger und Erstellungsdatum sortieren, indem Sie auf die jeweilige Spaltenüberschrift klicken.
Folgende Aktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Liste bearbeiten
Durch Klick auf das Icon gelangen Sie zur bereits bekannten Erfassungsmaske.
Kontakte hinzufügen
Dies dient dazu, manuell Kontakte zuzuweisen. Abonnieren Personen einen Newsletter, werden Sie hier automatisch gelistet und können auch wieder entfernt werden.
Zugewiesene Personen sehen Sie in der Liste auf der linken Seite (das Prinzip kennen Sie bestimmt bereits z.B. von der Zuordnung von Related Links / Querverweisen).
In der rechten Spalte suchen Sie die Kontakte. Ein Kontakt kann ein Benutzer sein, der in der Benutzerverwaltung von Open2C angelegt wurde oder durch das Plugin Newsletter. Dies wird durch die Suchoption „Suchbereich“ definiert.
Im Moment dürften aber noch keine Kontakte (ausgenommen Open2C-Benutzer) und auch keine Newslettergruppen existieren. Dazu später mehr.
Systembenutzer importieren
Für den Fall, dass in Ihrer Open2C-Installation bereits eine große Anzahl Benutzerkonten existieren, die Sie einer Empfängerliste zuordnen wollen, steht diese Option zur Verfügung.
Engen Sie den Bereich der Benutzer durch die Optionen „Benutzerberechtigung“, „Gruppe“ oder „Status“ wie gewünscht ein und starten Sie den Import direkt über „Importieren“.
Achtung: Der Import startet sofort ohne Rückfrage. Einzelne Personen können Sie danach über den Bereich „Kontakte hinzufügen“ auch wieder entfernen.
Newsletter versenden
Der Newsletter-Versand kann an mehreren Orten gestartet werden. Hier wird automatisch die aktuelle Empfängerliste als Adressat benutzt und auf der Folgeseite eine Liste von bestehenden Newslettern angeboten.
Der Versand wird weiter unten genauer erläutert (siehe „Newsletter versenden“).
Liste löschen
Hiermit entfernen Sie die Liste. Damit wird die Zuordnung von Kontakten (also den „Abonnements“) aufgehoben und geht verloren.
Die Kontakte selbst werden nicht gelöscht.
Newsletter verwalten
Newsletter erstellen und bearbeiten.
An dieser Stelle treffen Sie die grundlegende Entscheidung, ob Sie einen Text- oder einen HTML-Newsletter erstellen wollen.
Vorteile und Nachteile Text-Newsletter:
meist geringerer Platzbedarf, da keine zusätzlichen Binärdateien im Anhang
durch fehlendes HTML etwas weniger anfällig für SPAM-Verdacht
keine Darstellungsprobleme in unterschiedlichen Mail-Clients
weniger Testaufwand für das Layout
- kaum Möglichkeiten, die Corporate Identity grafisch zu visualisieren
Vorteile und Nachteile HTML-Newsletter:
Corporate Identity kann grafisch visualisiert werden
Einbettung von Bildern / Grafiken kann Inhalte aufwerten
Vorlage muss erstellt werden
mehr Arbeit, um die Darstellung in den Mail-Clients zumindest überwiegend
befriedigend zu lösen (kaum Standards, Ziel-Software sehr heterogen)
möglicherweise eher SPAM-verdächtig aus Sicht der SPAM- und Virenanalyse
Inhalt meist größer, durch größere Datenübertragung evtl. langsamerer Versand
Einen Textnewsletter erstellen Sie durch Klick auf den Button „Neuen Text-Newsletter erstellen“, einen HTML-Newsletter durch Klick auf „Neuen HTML-Newsletter erstellen“.
Neuen Text-Newsletter erstellen
Stellt eine Maske mit den zwei notwendigen Feldern „Betreff“ und „Nachricht“ zur Verfügung. Da es sich um einen reinen Textnewsletter handelt, steht an dieser Stelle kein HTML-Editor zur Verfügung. Formulieren Sie also den Text so, wie Sie ihn mit Ihrem E-Mail-Client gestalten würden, wenn dieser nicht von automatisch HTML-E-Mails erzeugt.
Die Anzeige „Verfügbare Platzhalter“ zeigt Ihnen Elemente an, die Sie in Ihren E-Mail-Text einbetten können. Zum Zeitpunkt des Versands ersetzt das Plugin die Platzhalter mit den echten Werten, für die der Platzhalter steht.
Dies funktioniert teilweise natürlich nur dann, wenn für den Platzhalter ein Wert zurückgegeben werden kann – wenn es z.B. zu einem Kontakt keine Angabe des Geschlechts gibt, kann der Platzhalter #s#salutationplus#e# auch nicht entscheiden, ob er „Sehr geehrter“ oder „Sehr geehrte“ zurückliefern soll. In diesem Fall ist der Rückgabewert leer.
Beispiel:
#s#salutationplus#e# #s#fullname#e#,
hiermit erhalten Sie eine neue Ausgabe unseres Newsletters '#s#list_title#e#'.
…
Dies und mehr finden Sie wie immer auf #s#site_address#e#
Ist der Newsletter erstellt, steht er zum Versand bereit. Er kann jederzeit be- oder überarbeitet werden.
Neuen HTML-Newsletter erstellen
Wenn Sie sich für einen HTML-Newsletter entscheiden, gelangen Sie zuerst zu einer Übersicht über bestehende Mailvorlagen („Templates“).
Kinetiqa liefert mit dem Plugin derzeit zwei Vorlagen aus, eine „Einspaltige Standardvorlage“ sowie eine „Zweispaltige Standardvorlage“.
Die Vorlagen sind ausdrücklich dazu gedacht, vom jeweiligen Betreiber auf seine individuellen Bedürfnisse angepasst zu werden und dienen vor allem als Beispiel für eigene Vorlagen.
Mit einem Klick auf das Pfeilsymbol „Vorlage übernehmen“ gelangen Sie zu einer für diese Vorlage individuellen Erfassungsmaske.
Wie beim Textnewsletter auch können Sie einen Betreff angeben. Die restlichen Felder sind vorrangig Textfelder mit einem HTML-Editor.
Mailvorlagen können kleine Vorschaubilder mitliefern, die genauer verdeutlichen, wie das Feld, das man gerade bearbeitet, aussieht bzw. wo es sich befindet.
Wie beim Textnewsletter auch existiert ein Feld für eine alternative Textnachricht. Es ist ein Pflichtfeld um daran zu erinnern, dass viele E-Mail-Clients aus Sicherheits- oder Datenschutzgründen zuerst (oder ausschließlich) die Textvariante einer E-Mail anzeigen. Zumindest ein Hinweis, die vorliegende E-Mail liegt nur im HTML-Format vor, sollte eingefügt werden. Ansonsten kann in diesem Feld auch der volle Newsletterinhalt im Textformat eingefügt werden. Vom Plugin wird dies nicht automatisch durchgeführt, da in der Praxis eher unwahrscheinlich ist, dass das Plugin errät, welches der möglicherweise vielen Felder einer Vorlage in welcher Reihenfolge eingefügt werden soll – geschweige denn, wie z.B. eine Tabelle aufbereiten werden soll.
Es stehen die gleichen Platzhalter wie bei Nur-Text-E-Mails zur Verfügung.
Hinweis zum HTML:
In HTML-E-Mails kann eine korrekte Darstellung des Inhalts weit weniger verlässlich ermöglicht werden wie in Webbrowsern (und auch dort ist es schon nicht immer einfach). Dies liegt zum einen an der größeren Vielfalt der E-Mail-Clients und der kaum vorhandenen Standards.
Unser Tipp:
Verlagern Sie das komplexe HTML in die E-Mail-Vorlage, die Sie ausreichend getestet haben. In den jeweiligen Eingabefeldern nutzen Sie nur sehr wenig Auszeichnungsmöglichkeiten (fett, kursiv, unterstrichen; Absätze, Links).
Newsletter versenden
Newsletter an ausgewählte Empfängerlisten versenden.
In diesem Bereich wählen Sie einen bestehenden Newsletter und eine Empfängerliste aus. Wenn Sie einen Newsletter wählen, erscheint im Anschluss eine Kurzzusammenfassung (Betreff und Textnachricht) – bei der Wahl der Liste deren Titel- und Beschreibung (falls vorhanden).
Sodann ist der eigentliche Versand möglich:
In der Tabelle „Versandstatus“ werden Sie über den aktuellen Status informiert:
Erfolgreich versandt: 0
Versand gescheitert: 0
Noch nicht versandt: [Anzahl Kontakte aus Empfängerliste]
Per Klick auf den Button „Versand starten oder fortsetzen“ starten Sie den Versand bzw. nehmen ihn wieder auf, wenn er bewusst oder aus einem Fehlergrund unterbrochen wurde.
Das Plugin merkt sich dabei die Kontakte, für die es erfolgreich eine E-Mail beim konfigurierten Mailserver absetzen konnte (ob die E-Mail tatsächlich ankommt, kann es natürlich nicht feststellen. Nur der Zustellversuch beim ersten Mailserver kann berücksichtigt werden, nicht die Zwischenstationen auf der Reise der E-Mail). Damit soll verhindert werden, dass E-Mail mehr als einmal an denselben Empfänger zugestellt wird.
Der Versand wird mit Javascript (AJAX-Methode) aktiviert, d.h. normalerweise sollte ein kontinuierliches Abarbeiten der E-Mails möglich sein. Ein Eingriff ist nur erforderlich, wenn das Zustellen einer oder mehrerer Mails so lange dauert, dass eine der beteiligten Komponenten den Vorgang unterbricht.
(In diesem Zusammenhang meldet der Browser beispielsweise: „Eine Aktion dauert ungewöhnlich lange – wollen Sie warten oder abbrechen“. Eine Entscheidung dafür oder dagegen kann nur im jeweiligen Fall getroffen werden.)
Sie können den aktuellen Status des Versands auch als CSV-Datei exportieren.
Versandübersicht
Übersicht über bereits versandte und versandbereite Newsletter.
Die Versandübersicht bietet Ihnen einen schnellen Überblick über den Versandstatus aller derzeitigen Newsletter.
Klickstatistik
Ein Aktionsbutton ermöglicht Ihnen den Download der aktuellen Klickstatistik des jeweiligen Newsletters im CSV-Format. Für den Fall, dass Sie in Ihrem Newsletter auf Ihren eigenen Webauftritt verlinkt haben, zählt das Plugin die Benutzerbesuche und Linkziele aus dem Newsletter personalisiert mit.
Versandstatus
Genau wie beim tatsächlichen Versand sehen Sie im Feld „Versandstatus“ eine Angabe wie
131 / 2 / 0
Die erste Zahl in grüner Farbe zeigt die bereits erfolgreich versandten E-Mails an, die zweite Zahl in roter Farbe die Anzahl E-Mails, die dem konfigurierten E-Mail-Server nicht zugestellt werden konnten, die letzte Zahl noch zum Versand anstehende E-Mails.
Newsletter-Versandstatistik löschen
Wenn Sie in der Versandübersicht eine Versandstatistik löschen wollen – über den Aktionsbutton mit dem Mülltonnensymbol – gelangen Sie zuerst auf eine Seite mit Detailangaben zum Newsletter.
Sie werden zur Sicherheit darauf hingewiesen, dass Sie mit dem Löschen einer Versandstatistik auch eine eventuell vorhandene Klick-Statistik löschen. Falls Sie diese in der Zukunft noch benötigen, exportieren Sie sie einfach auf der vorhergehenden Seite.
Kontakte verwalten
Hier verwalten Sie die Empfänger (Kontakte) Ihrer Nachrichten.
Tipp: Definieren Sie zuerst Empfängerkategorien („Gruppen“).
Newsletterkontakte
Nach der Installation des Plugins ist die Kontaktliste zuerst leer. Über den Link „Neuen Kontakt erstellen“ gelangen Sie zur Erfassungsmaske für einen Kontakt.
Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:
Anrede
Ein Textfeld für die freie Angabe einer Anrede, z.B. „Dr. rer. nat.“
In Newslettern kann dieser Wert durch den Platzhalter #s#salutation#e# eingebettet werden.
Name [Vorname | Nachname] (Pflichtfeld)
Auch diese Werte können einzeln
#s#firstname#e#
#s#lastname#e#
oder kombiniert
#s#fullname#e#
durch Platzhalter in einem Newsletter eingebettet werden.
E-Mail (Pflichtfeld)
Die E-Mail ist letztlich der wichtigste Bestandteil des Kontakts.
Der Platzhalter in E-Mails ist #s#email#e#
Geburtstag
Auf der Registrierungsseite für Newsletter im Frontend kann als Option auch die Abfrage eines Geburtsdatums aktiviert werden.
Geschlecht
Wenn diese Angabe konsequent für jeden Kontakt einer Empfängerliste vorhanden ist, können Sie mit dem Platzhalter #s#salutationplus#e# sehr bequem die Anrede
Sehr geehrter Herr Sehr geehrte Frau automatisieren.
Die Kombination
#s#salutationplus#e# #s#lastname#e#, führt dann beispielsweise zu
Sehr geehrte Frau Meier, Empfängerkategorie (Pflichtfeld)
Hier geben Sie an, welcher Empfängerkategorie der Kontakt angehört. Eine Empfängerkategorie ist ein Merkmal wie eine Gruppe, d.h. Sie können über die bloße Zugehörigkeit zu einer Empfängerliste hinaus noch ein weiteres Merkmal zur Kategorisierung verwenden.
Kontakte aus CSV-Datei importieren
Importieren Sie Empfänger (Kontakte) aus einer hochgeladenen CSV-Datei.
Möglicherweise haben Sie schon eine größere Anzahl Kontakte vorliegen, die Sie ungern von Hand einzeln als Kontakt anlegen wollen.
Der CSV-Import erspart Ihnen diesen Aufwand.
Die Textzeile „Format der CSV-Datei“ gibt durch Kommata getrennt die Bedeutung und Reihenfolge der Felder an, wie der Import sie in der CSV-Datei zu interpretieren hat.
Beispiel 1:
Die Standardvorlage für den Import ist:
email,lastname,firstname,academic,sex,birthday
Die für Ihre Export-Software passende Reihenfolge kann jedoch auch als Standard-Vorlage definiert werden, vermöge des Parameters csv_contact_import_format in der Datei newsletter.ini (vgl. Abschnitt Die newsletter.ini Konfigurationsdatei unten).
Ihre Datei könnte so aussehen:
"info@example.com","Hans Georg","Leidinger","Dipl.-Ing.","m","30.10.1944" "info1@example.com","Ernst-Victor","Wanker-Landovski","Dr. rer. nat1","m","30.10.1981" "info2@example.com","Mirte","Meichmann","","w","30.10.1956" "info3@example.com","Annita","Freihmuth","Dr. phil.","w","30.10.1976"
Feldwerte sollten stets durch Anführungszeichen gekennzeichnet sein, der Feldtrenner ist das Komma. Für das Feld „sex“ (Geschlecht) steht als Feldwert „m“ für „männlich“, „w“ für „weiblich“, „d“ für „divers“.
Wählen Sie die Datei aus und treffen Sie im Feld „Empfängerkategorie“ eine Zuordnung.
Sollen die Kontakte gleich beim Anlegen in Ihrer Datenbank einer Empfängerliste zugewiesen werden, dann wählen Sie diese in der betreffenden Auswahlliste aus. Zugewiesen werden dieser Liste in der Folge sowohl neue Kontakte als auch bereits in der Datenbank vorhandene ältere Kontakte in Ihrer CSV-Datei.
Durch „Datei hochladen“ gelangen Sie zu einer Folgeseite. Dort erhalten Sie entweder Fehlerhinweise oder eine Übersicht über alle erkannten Kontakte. Sie haben nochmals die Möglichkeit, einzelne Kontakte vom Import auszunehmen oder durch einen Klick auf „Alle auswählen“ am Ende der Liste alle Auswahlboxen auf einmal zu markieren.
Der Klick auf „Ausgewählte Kontakte importieren“ führt dann den Import tatsächlich durch.
Beispiel 2:
Sie können die Vorlage für den Import auch auf die Pflichtfelder für einen Kontakt beschränken:
email,lastname,firstname
Ihre Datei könnte dann so aussehen:
"info@example.com","Hans Georg","Leidinger" "info1@example.com","Ernst-Victor","Wanker-Landovski" "info2@example.com","Mirte","Meichmann" "info3@example.com","Annita","Freihmuth"
Werden Kontakte mit gleicher E-Mail-Adresse mehrfach importiert?
Nein. Der Import weist diese als „ungültig“ aus und erlaubt nur den Import neuer Adressen.
Werden Kontakte mit gleicher E-Mail-Adresse meiner gewählten Empfängerliste zugewiesen?
Ja. Der Import weist diese zwar als „bereits vorhanden“ aus, sie werden jedoch sofort nach dem Upload der CSV-Datei Ihrer Empfängerliste hinzugefügt.
Werden Kontakte mit gleicher E-Mail-Adresse meiner gewählten Empfängerliste doppelt zugewiesen?
Nein. Falls sich ein Kontakt bereits in Ihrer Liste befindet, wird er nicht ein weiteres Mal ergänzt. Jede Empfänger/in steht nach dem Import genau einmal in der Liste und wird später versendete Newsletter auch nur einmal erhalten.
Empfängerkategorien verwalten
Kontakte können einer Kategorie zugeordnet werden.
Eine Empfängerkategorie ist eine Art Gruppe, in der Kontakte gebündelt werden können. Dies ermöglicht verwaltungstechnisch eine Unterscheidung bzw. „Markierung“.
Die Kategorie wird beispielsweise beim Import oder der Zuweisung in Empfängerlisten benutzt.
Pflichtfeld in der Erfassungsmaske ist nur der Titel.
Wenn Sie eine vorhandene Kategorie bearbeiten wollen, deuten drei Sterne „***“ hinter dem Namen einer Kategorie in der Auswahlliste „Kategorie“ an, dass dieser Kategorie bereits Kontakte zugewiesen wurden: Sollten Sie vorgehabt haben, den Namen und die Beschreibung fundamental zu ändern, z.B. von „Pony-Freunde“ in „Interessenten für Gefrierschränke“, wäre es in diesem Fall also eher nicht sinnvoll.
Das Feld „Sortierreihenfolge“ steuert die Ausgabe-Position der Kategorie an Orten, wo diese zur Auswahl stehen.
Anmeldeseiten verwalten
Eine Anmeldeseite ermöglicht die freiwillige Registrierung im Frontend.
Meist wird es ausreichen, eine einzige Anmeldeseite anzulegen. Auf Basis des Plugin-Objekt-Mechanismus von Open2C sind jedoch auch mehrere Anmeldeseiten möglich (ähnlich wie bei Terminkalendern).
Der Klick auf „Newsletteranmeldung“ im Bereich „Neue Objekte anlegen“ führt zur Erfassungsmaske einer Anmeldeseite.
Wie üblich legen Sie fest, bei welchem Navigationspunkt die Anmeldeseite später erscheinen soll („Navigationspunkt“), und von wann bis wann („Veröffentlichungsdatum“, „Ablaufdatum“) die Anmeldeseite zur Verfügung stehen soll.
Die grundlegende Entscheidung ist, ob Sie auf der Seite einen oder mehrere Newsletter abonnieren lassen wollen, darüber bestimmt das Pflichtfeld „Auswählbare Empfängerlisten“.
In welche Empfängerkategorie ein Besucher mit seiner Registrierung einsortiert wird, bestimmt die Auswahlbox „Automatisch zugewiesene Empfängerkategorie“.
Anmeldeseite verfügbar machen
Wie bei allen Plugin-Objekten ist der Weg wie folgt: Sie gehen zur Bearbeitungsmaske eines Navigationspunktes – entweder über den Direktbearbeitungslink am Seitenende im Frontend, oder im Backend in der Navigationsverwaltung – und klicken auf den Button „Inhalt wählen“ im Feld „Content ID(s)“. Dann suchen Sie sich das Plugin-Objekt für die Anmeldeseite und ordnen es zu.
Im Frontend stellt das CMS dann sofort die Anmeldeseite dar, wenn ein Besucher zum entsprechenden Navigationspunkt navigiert.
Vorgabetexte verwalten
Bestimmte Meldungen und Hinweise an Besucher bzw. Abonnenten bearbeiten.
Für verschiedene Bereiche bzw. Vorgänge können Sie die Meldungen des Newsletterplugins aus dem Verwaltungsbereich heraus anpassen.
Das Plugin liefert Vorschläge für entsprechende Aktionen mit, die Sie gerne an Ihre Bedürfnisse anpassen können und sollten. Mit Sicherheit dürfte die erste Änderung für den Text „Einwilligung zum Datenschutz“ anfallen, der auf der Registrierungsseite für Newsletter ausgegeben wird.
Wie die einzelnen Texte betitelt werden, ist egal. Das Plugin trifft die Zuordnung eines Textes über den Text-Typ. Die Typen sind fest vorgegeben und stehen zur Auswahl bereit, z.B. beim Erstellen eines neuen Textes wenn Sie einen vorhandenen gelöscht haben oder überarbeiten wollen.
E-Mail-Blacklist verwalten
Verwalten von Kontakten, die nicht in Empfängerlisten eingetragen werden dürfen.
Wenn jemand einen Newsletter nicht oder nicht mehr bekommen will, bestellt er ihn normalerweise über einen Link in der E-Mail selbst ab. Wenn kein Link vorhanden ist, wendet er sich üblicherweise an den Herausgeber.
So oder so wird man vermeiden wollen, dass der ehemalige Empfänger zu einem späteren Zeitpunkt versehentlich wieder den Newsletter erhält.
Dazu gibt es die „Blacklist“ („schwarze Liste“). Das Plugin prüft bei der Zuordnung oder Neueintragung von Kontakten, bzw. dem Versand eines Newsletters, ob ein Kontakt auf der Liste steht. Wenn ja, wird der Kontakt auf Übersichts- oder Zuordnungsseiten farbig markiert bzw. der Versand an ihn unterbunden.
Datenschutz
Damit mit der schwarzen Liste nicht selbst wieder eine Liste mit E-Mail-Adressen entsteht, speichert das Plugin diese algorithmisch mit einer Einweg-Methode („Hash“), d.h. aus einer E-Mail-Adresse wird eine Zeichenkolonne wie z.B. „30e039b56c7c28f1349ada625762ef29“.
Kennt man nur die Zeichenkolonne, ist es nahezu unmöglich, daraus wieder die E-Mail-Adresse abzuleiten. Für das Plugin ist dies nicht relevant, da es jede Adresse aus einer Empfängerliste vor dem Versand lediglich in besagte Zeichenkolonne umwandeln und auf ihr Vorhandensein in der Liste prüfen muss.
Neue E-Mail-Adresse zur Blacklist hinzufügen
Eine korrekte E-Mail-Adresse eingeben und auf „Adresse hinzufügen“ klicken – fertig.
E-Mail-Adresse aus der Blacklist entfernen
Für diesen Vorgang muss kann die E-Mail-Adresse kennen – denn das Plugin selbst speichert ja nur die Einweg-Repräsentationen (siehe oben „Datenschutz“).
E-Mail-Adresse testen
Steht eine Adresse auf der schwarzen Liste? Mit diesem Feld kann man es überprüfen. Im Ergebnis erhält man einen entsprechenden Hinweis, darüber hinaus erfolgt keine weitere Aktion.
Die newsletter.ini Konfigurationsdatei
Einstellungen zum E-Mail-Versand treffen.
Im Verzeichnis des Plugins „Newsletter“ finden Sie als Administrator die Datei „newsletter.ini“. In dieser Datei werden die grundlegenden technischen Einstellungen für den E-Mail-Versand getroffen.
Die Datei folgt der Struktur einer php.ini – Datei, d.h. die einzelnen Sektionen (im Fall des Plugins nur die Sektion „newsletter“) werden in eckigen Klammern definiert – hier: [newsletter].
Kommentare leitet ein Semikolon am Zeilenbeginn ein.
Im Folgenden sind Sektionen bzw. Konfigurationsparameter fett gedruckt. Die englischen Kommentare mit beginnendem Semikolon wurden übernommen.
newsletter]
Wenn Sie häufiger Kontakte im Format CSV importieren und die Felder in einer bestimmten Reihenfolge vorliegen, können Sie den Standardvorgabe des Plugins hier anpassen:
; Default format for csv contact import
csv_contact_import_format = email,lastname,firstname,academic,sex,birthday
Die folgenden Angaben legen fest, wie viele Elemente (Zeilen) auf Übersichtsseiten ausgegeben werden sollen. Die Elemente können sein: Newsletter, Empfängerlisten, Kontakte, Versandstatistik:
; paging information
newsletter_entries_per_page = 5
list_entries_per_page = 5
contact_entries_per_page = 50
sent_entries_per_page = 5
Diese Angabe hat derzeit noch keine Auswirkung. Der Wert „1“ wird in Folgeversionen des Plugins die Möglichkeit bieten, den Versand im Hintergrund zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen. Dazu wird die Einrichtung eines sogenannten Cron-Jobs notwendig werden:
; extended action set in plugin backend
allow_async_sending = 0
Wenn Sie vorhaben, die in den Systemeinstellungen („Voreinstellungen“) von Open2C hinterlegten E-Mail-Einstellungen zu benutzen, können Sie die Werte für die folgenden Felder „from_mail“, „from_name“, „fallback_to“ leer lassen, mit denen Sie den Newsletter-Absender definieren:
; values for phpmailer::From and phpmailer::FromName
; if empty global o2c_config sysmail-from-adress is used
from_mail = localpart@example.com
from_name = Max Mustermann
; value for the to-header if more newsletters are sent at once via bcc
; if empty global o2c_config sysmail-from-address is used
fallback_to = localpart@example.com
Wenn es möglich ist, E-Mail in Blöcken zu versenden (weil sie keine personalisierten Platzhalter enthält), definieren Sie mit der folgenden Angabe die Anzahl der E-Mails pro Block. Üblicherweise haben Mailserver („SMTP-Server“) ein Limit konfiguriert. Dies sollte normalerweise im unteren dreistelligen Bereich liegen. Der Server geht von der Annahme aus, dass der Versand an exzessiv viele Blindkopie-Empfänger auf einen SPAM-Versender hindeutet. Was „exzessiv“ ist, kann man wie gesagt nicht pauschal angeben – Werte unter 100 sollten normalerweise funktionieren:
; number of unpersonalized mails that are sent at once via bcc
bulk_send_count = 10
Wenn für „smtp_use_special_config“ der Wert „1“ gesetzt wird,
werden die folgenden Angaben benutzt.
; 0 means global o2c_config options are used, 1 means config-options in this file are used
smtp_use_special_config = 0
Mögliche Werte für „smtp_method“ sind „default“ oder „extended“. Bei „default“ nutzt das Plugin die E-Mail-Versandmethode von PHP, bei „extended“ die Leistungen des mitgelieferten und weitverbreiteten „PHPMailer“ von Worx International Inc., einer E-Mail-Versandschnittstelle unter der LGPL-Lizenz im Verzeichnis „/lib“ von Open2C. Im Fall von „extended“ müssen Sie die folgenden Angaben an die Erfordernisse Ihres E-Mail-Servers bzw. E-Mail-Anbieters anpassen:
; default means php-integrated sendmail-function, extended means smtp-transfer
smtp_method = default
Ohne Angabe bei „smtp_secure“ werden Loginname und Kennwort unverschlüsselt versendet. Weitere Optionen sind „tls“ und „ssl“ für verschlüsselten Transport:
; "" means no encryption; "tls" means
tls-encryption; "ssl" means use
; ssl-protocol (no need to set hostname to ssl:// manually !!!)
smtp_secure =
Die Angabe des SMTP-Servers, mit dem kommuniziert wird:
; value for phpmailer::Host
; warning: protocol-prefix (for example ssl:// ) is set by phpmailer, so do
; not set it manually here
smtp_host = localhost
Die Angabe des SMTP-Ports. Standard ist „25“, auch wenn Verschlüsselung eingesetzt wird. Manche Server nutzen auch einen anderen Port:
; value for phpmailer::Port
; 25 = default, 465 = secure port on many servers
smtp_port = 25
Wird nur der Transportweg verschlüsselt, ohne ein Kennwort abzufragen? Eher selten. Meist wird also auch die Angabe eines Mailboxkontos nebst Passwort verlangt und der Wert für „smtp_auth“ demzufolge auf „1“ stehen:
; value for phpmailer::SMTPAuth
; 0 means use no authentification, 1 means use authentification
smtp_auth = 1
Die Angaben für das Mailboxkonto:
; value for phpmailer::Username smtp_authuser = user
; value for phpmailer::Password
smtp_authpass = password
Für die Suche nach Fehlern können die Werte „1“ oder „2“ hilfreich sein, um an mehr Informationen zu gelangen – smtp_debuglevel (es muss aber nicht immer mehr ausgegeben werden, dies ist abhängig von der Implementierung in PHPMailer):
; 0, 1, 2 are valid levels, the higher the more output
smtp_debuglevel = 0